Maak je gebruik van werkzaamheden, taken of afspraken, dan is de agenda onmisbaar: eenvoudig en snel agendapunten invoeren of afhankelijk van rechten jouw agenda toegankelijk maken voor collega’s!
Hieronder leggen we uit hoe je:
-
agendapunten aanmaakt (taken, afspraken en werkzaamheden),
-
de weergave naar wens kunt wijzigen,
-
de agenda beheert via het snelmenu,
-
de agenda synchroniseert met je mobiele telefoon,
-
toegang kunt krijgen/verlenen.
Agendapunten invoeren
Om gebruik te kunnen maken van de agenda moet je het pakket Projecten & Uren geactiveerd hebben. (Heb je dit pakket nog niet uitgeprobeerd? Ga dan naar Instellingen > Modules/Abonnement en klik op Proefperiode starten.)
Vervolgens ga je in het hoofdmenu naar Agenda om een werkzaamheid, taak of afspraak in te plannen:
-
- Selecteer het gewenste tijdvak en klik op de groene plus om een agendapunt in te voeren:
(Elke optie heeft eigen unieke invulvelden.)
-
- Klik op het groene vinkje om de werkzaamheid, taak of afspraak op te slaan.
Verschillende weergaven
Er zijn 4 manieren om de agenda weer te geven:
- de planning van vandaag
- de planning van de huidige week
- de planning van de huidige maand
- de planning van de huidige week met een weekend aanduiding
Met deze knoppen rechtsboven kun je schakelen tussen de verschillende weergaven:
Snelmenu
Via de actieknoppen rechtsboven in het platform vind je het snelmenu:
Klik op het agenda-icoon om de planning van vandaag te bekijken en agendapunten aan te maken of te wijzigen:
Toegang krijgen en verlenen
Via het submenu van de agenda vind je de optie Toegang verlenen.
Als je daarop klikt, krijg je een overzicht te zien van alle medewerkers die toegang hebben tot je agenda. Met de groene knop rechtsboven Toegang verlenen kun je medewerkers toevoegen die toegang tot je agenda krijgen:
Selecteer eerst de gebruiker waarvoor je de rechten wilt wijzigen. Daarna klik je op Rechten en kies je één van de opties:
- Aan/afwezigheid inzien: De geselecteerde gebruiker kan alleen zien of je aan- of afwezig bent, maar ziet niet de inhoud van het agenda-item.
- Afspraken inzien: De geselecteerde gebruiker kan de ingevoerde agenda-items inzien.
- Afspraken maken/wijzigen: De geselecteerde gebruiker kan agenda-items toevoegen aan jouw agenda en deze wijzigen.
Klik daarna op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Wil je zelf toegang tot de agenda van medewerkers? Dan dienen deze stappen uitgevoerd te worden vanuit het account van de betreffende medewerker.
Synchroniseren
Natuurlijk kun je de Workfield-agenda ook synchroniseren met bijvoorbeeld de agenda op je telefoon (iPhone of Android-toestel). Deze synchronisatie gaat via CalDAV.
Als je persoonlijke agenda-applicatie dit ondersteunt, kun je dus direct je afspraken, werkzaamheden en taken in beide agenda’s weergeven en aanmaken.
iOS
iCal op de iPhone (en MacOS) ondersteunt standaard een CalDAV-synchronisatie:
- Open de Instellingen en kies in het hoofdscherm voor Wachtwoorden en accounts.
- Kies onder Accounts voor Nieuwe account.
- Kies onderaan voor Andere en daarna voor Voeg CalDAV-account toe.
- De gegevens die je bij Server, Gebruikersnaam en Wachtwoord moet invullen, vind je in het submenu van de agenda, onder Synchroniseren. Bij Beschrijving kun je zelf aangeven om wat voor agenda het gaat, zoals Workfield.
- Klik op Volgende en als de gegevens correct zijn ingevuld, klik je op Bewaar.
- Verplaats het schuifje achter Agenda’s naar ‘aan’. Klik op Bewaar.
De synchronisatie zal beginnen, dit kan enige tijd in beslag nemen.
Android
Voor Android-apparaten en Outlook is een losse app nodig om de synchronisatie te kunnen doorlopen. De apps voor Android zijn te vinden via Google Play. Voor Outlook is een plugin nodig – via Google zijn er verschillende te vinden.