Als accountant of boekhouder kun je eenvoudig een account voor je kantoor aanmaken. Zo’n account noemen we een accountancy-omgeving. Op die manier kunnen we verwarring voorkomen door het onderscheid tussen een klant-account en een accountants- of boekhoudersaccount te maken.
Binnen jouw accountancy-omgeving kun je vervolgens accounts voor klanten aanmaken. Dat kan al binnen 30 seconden! Accounts beheer je gemakkelijk en door onze gedetailleerde instellingen maak je ze precies op maat voor je klant.
In dit onderdeel leggen we uit:
-
hoe je een accountancy-omgeving voor je kantoor, vestiging of jezelf maakt,
-
hoe je voor jouw klant binnen 30 seconden een account klaarzet.
Accountancy-omgeving aanmaken
- Ga naar www.workfield.nl en klik rechtsboven op Gratis proberen.
- Kies daarna voor Ik ben een accountant / boekhouder.
- Kies in het volgende scherm voor Wij werken met Twinfield.
- Klik vervolgens op Inloggen bij Twinfield.
- Log in met je inloggegevens van Twinfield en kies de administratie die aan jouw accountancy-omgeving gekoppeld moet worden.
Let op: Selecteer hier GEEN administratie van een klant, anders worden alle gegevens van die klant uit Twinfield gesynchroniseerd met jouw accountancy-omgeving. Kies de Twinfield-omgeving van je kantoor, waarbinnen de administraties van je klanten worden benaderd.
- Mocht je al eerder deze stappen doorlopen hebben, dan krijg je hier een melding van.
- Klik op de groene knop om naar je bestaande accountancy-omgeving bij Workfield te gaan.
- Is dit de eerste keer dat je een accountancy-omgeving maakt, dan word je daar nu naartoe geleid.
Dat is alles!
Doorloop nu alleen nog de stappen en vul je gegevens in, upload eventueel een profielfoto, maak een wachtwoord aan en volg zelfs een rondleiding. Daarna kun je meteen aan de slag met het aanmaken van accounts voor jouw klanten.
Accounts aanmaken voor klanten
- Log in bij jouw accountancy-omgeving en kies voor Beheerder > Accounts in het hoofdmenu.
- Klik rechtsboven op Nieuw account.
- Kies één van de twee opties: Nieuwe klant aanmaken of Koppelen met account. In dit geval kiezen we voor Nieuwe klant aanmaken.
(Kies je voor Nieuwe klant aanmaken, dan maak je een nieuw account aan voor een klant met boekhoudkoppeling. Als je kiest voor Koppelen met account, voeg je een reeds bestaand account aan je accountancy-omgeving toe.)
- Klik op de groene plus om een account voor de betreffende administratie aan te maken.
- Vul de benodigde gegevens in op het volgende scherm. Er zullen automatisch zo veel mogelijk gegevens worden ingeladen, eventueel d.m.v. onze KvK-koppeling.
(Onder de iconen met het vraagteken vind je extra informatie over dat invulveld.)
Let op: De tabbladen Instellingen, Modules en Boekhoudkoppeling bevatten diverse instellingen voor het account, de synchronisatie met Twinfield en het Workfield-abonnement zelf. Twijfel je hoe je deze instellingen moet toepassen, neem dan even contact met ons op.
- Klik op het groene vinkje rechts bovenaan om het account toe te voegen. Daarna word je gevraagd om t.b.v. de audit trail in te loggen met de gegevens van de Twinfield-gebruiker.
- Klik vervolgens in de pop-up op Controleren als de koppeling succesvol is afgerond.
- Ga naar het overzicht door in het submenu links op Accounts te klikken om te zien dat het account is toegevoegd.
- Klik de zojuist toegevoegde klant aan en verstuur met het groene icoon rechtsboven eenvoudig de inloggegevens.
Je hebt het gemerkt: een account aanmaken is simpel! Op deze manier kun je zo veel accounts aanmaken als je wilt.