De orders stromen binnen! Dus moet je snel kunnen handelen én leveren. Je hebt een systeem nodig waarmee je gemakkelijk en snel orders in kunt voeren, de verschillende fases van het orderproces kunt beheren en de benodigde documenten direct kunt genereren.
Daarom vertellen we je hieronder hoe je:
-
handmatig een verkooporder kunt invoeren,
-
jouw klanten via het klantenportal orders kunt laten plaatsen,
-
de status van de verkooporders aan kunt passen,
-
direct een pakbon, orderbevestiging en factuur kunt genereren.
Handmatig een verkooporder invoeren
Een verkooporder opstellen kun je op twee manieren doen: handmatig en via het klantenportal.
Maak je de verkooporder zelf aan, dan dien je de verschillende artikelen, de geadresseerde, eventuele kortingen etc. zelf aan de order toe te voegen.
Geef je jouw klanten echter toegang tot jouw eigen klantenportal, dan kunnen zij zelf hun orders samenstellen en in bestelling plaatsen. Jij ontvangt automatisch een melding en hoeft de order alleen nog te verwerken.
Hieronder zullen we de twee manieren nader toelichten:
Ga naar Verkooporders in het hoofdmenu en kies rechtsboven voor Nieuwe verkooporder:
Helemaal bovenin kun je de omschrijving van de verkooporder invoeren. Vervolgens bepaal je de uitleverdatum (1) en de geadresseerde (2). Is de uitleverdatum nog niet bekend? Dan kun je dit veld ook leeg laten.
Eventueel kun je de verkooporder aan een project (3) koppelen en een uitgebreidere omschrijving (4) noteren.
Vervolgens klik je op Opslaan.
In het scherm dat nu verschijnt kun je in het onderdeel Artikelen de producten gaan toevoegen:
Bovendien kun je hier ook de eventuele korting, status en medewerker bepalen.
Verder zijn er verschillende tabbladen te openen:
- Leveranciers: Wil je de leverancier(s) bekijken van de artikelen op de order? Die vind je hier.
- Facturatie: Is er al een factuur gegenereerd voor deze order, dan kun je die hier bekijken. Ook kun je hier direct een factuur genereren.
- Project: Gekoppelde projecten zijn hier te bekijken.
Via het klantenportal een order laten plaatsen
Het klantenportal van Workspace is in feite een eigen account voor jouw klant. Dat account is gekoppeld aan jouw Workspace-omgeving.
Let op: Uiteraard hebben jouw klanten geen toegang tot de gegevens in jouw account: jij bepaalt wat ze kunnen zien en doen in hun klantenportal. Een klant ziet bovendien altijd alleen zaken die bij hem of haar als klant horen.
Je geeft een klant gemakkelijk toegang tot het eigen klantenportal:
- Open de relatie vanuit het Relatiebeheer.
- Ga naar het tabblad Klantenportal.
- Vul de gegevens in en bepaal de rechten (vink in dit geval Verkooporders inzien en Verkooporders plaatsen aan)..
- Klik op het verstuur-icoon rechts bovenin:
Heeft de klant eenmaal inloggegevens, dan kan hij of zij inloggen op het klantenportal en verkooporders (of in dit geval inkooporders) aanmaken. Deze zie jij automatisch verschijnen in je overzicht bij Verkooporders.
Om een klant artikelen te laten selecteren, is het nodig dat je bij het artikel aangeeft of het mogelijk is deze te bestellen via het klantenportal. Dat doe je door het artikel te openen en de gewenste optie te selecteren bij het veld Klantenportal.
Bekijk hieronder onze instructievideo over het klantenportal:
Status van verkooporder aanpassen
Tijdens de verschillende fases van het orderproces wil je duidelijkheid over de status van de orders.
Daarom kun je eenvoudig de status van een order wijzigen door deze te openen en op de blauwe status te klikken.
Voor iedere fase is er een status beschikbaar:
- Concept: De verkooporder is nog niet volledig en wordt nog aangevuld of gecontroleerd.
- In behandeling: Er wordt gewerkt aan de verkooporder, maar het is nog niet duidelijk of er artikelen besteld moeten worden of dat de verkooporder uitgeleverd kan worden.
- In bestelling: De artikelen moeten besteld worden voordat de verkooporder uitgeleverd kan worden.
- Uit te leveren: De verkooporder staat klaar om verzonden/afgeleverd/afgehaald te worden.
- Verstuurd: De verzending heeft plaatsgevonden.
- Geleverd: De klant heeft de order ontvangen en dit is bevestigd.
- Afgerond/gefactureerd: De verkooporder is afgerond en moet nog gefactureerd worden of is inmiddels gefactureerd.
- Geannuleerd: Door de klant of door jezelf is de verkooporder geannuleerd en deze hoeft niet verder behandeld te worden.
Waarschijnlijk houd je jouw klant graag op de hoogte: wanneer kan de klant de bestelling verwachten? Zijn er producten die niet geleverd kunnen worden? Of wordt de order juist eerder geleverd dan verwacht?
Voor iedere mededeling kun je een orderbevestiging genereren. Je kunt steeds moeiteloos het onderwerp en de inhoud van de e-mail aanpassen en het bericht direct vanuit Workspace versturen!
Hoe je een orderbevestiging verstuurt, lees je hieronder.
Genereren van verschillende documenten
Orderbevestiging
Je klanten willen graag de zekerheid dat hun bestelling in goede orde ontvangen is. Met één klik genereer je daarom een orderbevestiging:
In de Instellingen > Account > E-mailberichten kun je het standaard bericht samenstellen en daarbij gebruikmaken van handige tags.
Het is daarnaast altijd nog mogelijk om ieder aspect van het bericht te wijzigen vóór het versturen.
Pakbon
Bij het versturen van een pakket hoort uiteraard een pakbon. Deze download je op dezelfde manier.
Je kunt het adres aanpassen indien nodig en je kunt bepalen welke gegevens je op de pakbon wilt laten verschijnen (dit kun je zelfs op artikelniveau bepalen):
Vervolgens kun je de pakbon downloaden en samen met de bestelling versturen.
Bestellijsten
Op basis van de artikelen die aan de verkooporder zijn toegevoegd, kun je direct een bestellijst voor een inkooporder genereren. Zo heb je altijd voldoende voorraad!
Klik op het icoon met de blauwe pijlen bovenin het scherm om direct een inkooporder te maken. Je vindt deze terug onder het hoofdmenu-item Inkooporders.
Factuur
Een order factureren kan op twee eenvoudige manieren: vanuit de factuur of vanuit de verkooporder.
Vanuit de factuur:
- Ga in het hoofdmenu naar Verkoopfacturen en maak een nieuwe factuur aan.
- Kies de juiste klant als geadresseerde.
- Klik op de groene plus in het midden van de factuur en kies voor Bestelling toevoegen.
- Verstuur de factuur zoals jij wilt.
Tip: Op deze manier is het dus mogelijk om meerdere verkooporder van één klant tegelijk te factureren!
Vanuit de verkooporder:
- Open de verkooporder en ga naar het tabblad .
- Klik rechtsboven in het kader Facturatie op het icoon met de groene pijlen.
- Pas indien nodig gegevens aan op de factuur en verstuur deze zoals jij wilt.
Wil je meer weten over het pakket Verkoop & Handel? Bekijk de video hieronder!